Viết một văn bản trang trọng chưa bao giờ là việc dễ dàng, với ngôn ngữ mẹ đẻ đã khó, viết bằng ngoại ngữ càng khó hơn. Một sai lầm nhỏ trong cách dùng từ, hành văn có thể khiến bạn xôi hỏng bỏng không, thậm chí bức thư phản chủ còn có thể đưa bạn vào rắc rối.
Bài viết này sẽ chỉ ra những lưu ý quan trọng khi soạn thảo một lá thư (email) thương mại bằng tiếng Anh để giúp bạn tránh những sai lầm không đáng có:
1. Đừng lạm dụng thuật ngữ chuyên ngành:
Trừ khi bạn đang viết thư cho một người cùng chung lĩnh vực, nếu không đừng nên sử dụng quá nhiều thuật ngữ chuyên môn. Không có gì ức chế cho bằng nhận được một lá thư và cứ mỗi vài chữ lại phải tra từ điển xem cái “mớ bùi nhùi” kia nghĩa quái gì. Trong phút bực bội, người nhận thư có thể phán ngay cho bạn tội “nổ”, thích “lòe thiên hạ” thay vì đơn giản nghĩ rằng bạn “mắc bệnh nghề nghiệp”.
Ví dụ: cụm từ meteorological effects on microwave propagation đối với dân ngoại đạo là một mớ bòng bong khó hiểu, trong khi nghĩa của nó với dân khí tượng học đơn giản chỉ là effects of weather on radio waves.
Đừng làm mọi việc phức tạp lên bạn nhé! Simple is the best!
2. Đừng dùng những tuyên bố chung chung:
Hãy cố gắng né các cụm từ như “This would suggest,” “It is advisable,”…hoặc các cụm từ khác mang tính chung chung, không có trách nhiệm gắn kết cụ thể. Sử dụn những cụm từ này sẽ khiến bạn trở nên thiếu chuyên nghiệp và kém tin cậy trong mắt đối tác. Cũng vậy, trong thư bạn nên tránh lối nói mập mờ, không rõ ràng. Có thể bạn chỉ muốn vắn tắt nội dung để tiết kiệm thời gian, nhưng người đọc không phải là bạn, họ có thể thắc mắc nếu bạn ghi những câu đại loại như “They want us to…” hay “Mike said that was a bad idea…” They là ai, that là gì, có thể chỉ có mình bạn rõ điều đó. Viết thư không phải như chat Facebook, tất cả những gì cần nói, cần làm rõ, bạn chỉ có thể gói gọn trong một hai lần.
3. Tránh dùng ngôn từ đao to búa lớn, sáo rỗng:
Nhiều người không phân biệt rõ ranh giới của formal language và những câu khách khí sáo rỗng. Kết quả là bức thư của họ tràn ngập những lời đao to búa lớn trong khi nội dung chẳng có gì to tát. Điều đó sẽ làm bức thư trông luộm thuộm và thiếu sự thành thật. Bạn nên tham khảo các cách thể hiện cùng một ý ở nhiều văn cảnh khác nhau để có cách dùng từ phù hợp trong thư.
4. Dùng thể bị động một cách khéo léo:
Trong những bức thư chuyên nghiệp, sử dụng thể bị động là chuyện bình thường, để tránh nêu đích danh đối tượng thực hiện. Nếu việc ai thực hiện chuyện bạn đang đề cập không có gì quan trọng hoặc không nên nói ra với người đọc, hãy dùng thể bị động thay vì chủ động. Hãy so sánh ví dụ sau:
The reports were reviewed and recommendations were provided. (Passive) - Kate reviewed the reports and provided the recommendations. (Active)
Nếu là người đọc, bạn thích kiểu câu nào hơn, và liệu bạn có quan tâm Kate hay ai khác kiểm tra báo cáo không? Vì vậy khi cảm thấy thông tin chủ thể quan trọng bạn hẳn đưa vào thư, còn lại nên tinh giản tối đa vì người đọc thường không quan tâm và cũng chả có thời gian để ý ai làm việc gì.
Hải Phụng - Webhoctienganh