Bí quyết viết Memo

Bí quyết viết memo tiếng Anh hay

Nếu bạn làm việc trong một văn phòng, bạn sẽ thường xuyên phải viết các memo (memorandum hay trong tiếng Việt là bản ghi nhớ, lời nhắn). Một memo thường là rất dễ viết, những kiểu memo ngắn nhất là một bức thư được viết ngắn gọn. Có thể chúng sẽ có tiêu đề được tô đậm hoặc viết nghiên để gây chú ý. Thêm vào đó, một memo có thể được dùng để đề cập tới một vài vấn đề hoặc yêu cầu cấp trên cấp phép để làm gì đó.

Kiểu viết memo

Memo là một kiểu giao tiếp thương mại đề cập tới các thông tin cơ bản

Bí quyết cơ bản để viết memo có thể bao gồm cái yếu tố kiểu cách đơn giản. Ví dụ, cụm từ “Memorandum” cần phải được dùng kiểu chữ lớn nhất, tô đậm, đặt ở giữa hoặc góc trái trên cùng. Việc này thường không thống nhất, tùy thuộc vào quy định và luật của công ty mà bạn làm việc. Trực tiếp bên dưới chữ “Memorandum” phải là người nhận – bao gồm các 3 yếu tố ““to (đến), from (từ), re (trả lời), subject (tiêu đề)” và ngày bạn viết cái memo ấy . Ngay dưới mục này bạn sẽ bắt đầu viết nội dung memo của mình.

Chuẩn bị viết

Bạn cần phải bắt đầu bằng một câu giới thiệu mục đích của memo của bạn. Bạn có thể bắt đầu một cách đơn giản và vào thẳng vấn đề “the purpose of this memo is to…” (mục đích của memo này là…) Khi bạn đã nêu ra mục đích, bạn có thể qua mục tiếp theo

Mục tiếp theo của cái memo của bạn là để mô tả vấn đề mà memo bạn đề cập. Tiếp theo bạn nên thảo luận bạn đã nghiên cứu cái vấn đề đó như thế nào. Hãy viết càng nhiều thông tin cơ bản càng tốt. Thêm vào đó, nếu bạn cần sự xác nhận từ người đọc, bạn nên chắc chắn mình có nêu ra điều đó.

Bạn cần KHÔNG nhồi quá nhiều thông tin vào memo vì nó không phải là bản trình bày đề nghị một dự án. Mục đích của memo là để người nhận biết một vài vấn đề. Nếu bạn viết nó đơn giản, nó sẽ là một việc dễ làm. Sau đây là một vài bí quyết để viết memo:

Vài bí quyết để viết memo hay:

• Xem qua kiểu viết  được yêu cầu, phù hợp với công việc bạn đang làm. Liệu công ty bạn đang làm có tiêu chuẩn cụ thể cho việc viết memo? Nếu có, liệu công ty bạn có cho tải nó về
• Hãy chắn chắn là phần thân bài của memo được viết rõ ràng, súc tích, đúng ngữ pháp với từ vựng phù hợp.
• Đừng dùng câu dài quá hoặc từ ngữ cầu kỳ quá. Viết càng đơn giản càng tốt.
• Không được viết thể ngắn (contracted form) như là he’s. Hãy luôn viết thể dài “he is”.
• Đừng có viết các lời chào như “Dear…”; hãy viết thẳng vào nội dung của memo.
• Hãy thoải mái dùng kiểu danh sách hoa thị và danh sách tiêu đề để viết nội dung nếu bạn thấy cần.
• Kết thúc memo bằng bất cứ câu kết nào có thể truyền cảm hứng cho người đọc hành động.
• Đề cập tới bất kỳ nội dung đính kèm nào ở cuối memo bằng cách dùng duy nhất một từ “Attachment”.

Memo có thể là một văn bản giao tiếp đơn giản nhất mà một người chuyên làm trong văn phòng cần phải viết. Ta chỉ cần phải giữ dạng văn bản đúng tiêu chuẩn và lỗi ngữ pháp càng ít càng tốt. Luôn sửa và đọc-sửa (proof-read) memo của bạn trước khi gửi nó đi. Việc có một ai đó bạn tin tưởng để proof-read giùm bạn luôn là một điều tốt cần làm.

Đăng bởi Vinhnguyen Tags: bí quyết viết tiếng Anh, Luyện viết tiếng anh, Memo, memorandum